Compte rendu de la réunion du 07/04/2009
Mairie de Routot 20h30
1- LOTO du 28 mars 2009
Dépenses 607,88 euros, recettes 1614,50 euros, soit un bénéfice net de 1006,52 euros
Environ 200 personnes étaient présentes dont 52 enfants. Cette manifestation a été appréciée par les adhérentes et le bénéfice très satisfaisant. L’absence des maîtresses lors du loto et la présence peu nombreuses de parents d’élèves a été remarquée.
Cette manifestation ayant rencontré du succès, elle sera reconduite en 2010.
Les ventes au bar ont été bonnes et la fourniture des boissons par le magasin Shopi appréciée, car pratique, ce dernier reprenant les invendus. Il est même proposé pour les prochaines manifestations de reprendre les packs de boisson entamés. Par ailleurs, la vente des roses des sables ayant très bien marchée, cette idée devra être aussi retenue pour les prochaines manifestations.
2- TOMBOLA DE PAQUES
A ce jour, 62 grilles complètes ont été récupérées par Stéphanie sur les 100 distribuées. Un dernier point sera fait avec l’école la veille du tirage, prévu le 10 avril à 16h15 à l’école sous le préau.
Les modalités des tirages ont été redéfinies :
- tirage d’une case par grille (prévoir la confection de 10 ‘lettres’ de A à J dans une boite)
- les grilles seront ensuite pliées et placées dans une autre boite (ce qui évite le découpage des cases de chaque grille)
- tirages des gros lots parmi les grilles.
Gros lots : 1er lot œuf en chocolat Bouchard, 2ème lot service à café et plateau, 3ème lot décoration « tortue » et 4ème lot bons pour des crêpes sucrées chez Fleur de Sel et Galette au Beurre chez Heutte. Prévoir une affiche pour compléter le règlement dès jeudi.
Au moins 4 membres de l’association seront présents pour le tirage.
60 sachets de chocolats (lots pour chaque case gagnante d’une grille) seront commandés par Mélanie dans un premier temps et le point sera fait la semaine qui suit, pour ajuster le nombre de sachets nécessaires à recommander.
3- CALENDRIER DES MANIFESTATIONS 2009-2010
Compte tenu des disponibilités de la salle des fêtes de Routot, il est proposé :
le 28/11/2009 : loto des enfants (idem qu’en février 2009) à redéfinir en fonction de la possibilité d’acheter des lots au meilleur prix
le 29/11/2009 : foire à tout « puériculture » dans la salle des fêtes ; l’APE vendrait des mètres linéaires (gratuité pour les associations) et tiendrait une buvette – vente de gâteaux. 120 mètres linéaires sont possibles pour un coût de 3 euros le mètre proposé. A redéfinir en fonction de la réglementation concernant l’organisation des foires à tout (autorisation ? démarches administratives…) et se renseigner aussi sur la date prévue par Familles Rurales pour leur bourse aux jouets de fin d’année et si concurrence possible !
le 13/02/2010 : organisation d’un repas dansant de la St Valentin. Afin d’apprécier la faisabilité de ce projet, un devis sera demandé à l’Ecurie pour le repas et des renseignements seront pris sur le coût de l’animateur qui intervient aux soirées du club de foot. Le cout du repas pourrait être fixée entre 20 et 22 euros par adulte et 5 euros par enfant.
Le 20/03/2010 : loto adulte selon les mêmes modalités qu’en 2009.
En plus, pourront être renouvelés :
le gouter d’accueil à l’école
le marché de Noel : avec des objets de petite taille et des petits prix
la tombola de Pâques
la kermesse
4- DIVERS
Une rencontre avec Mme Thomas sera prévue fin avril, début mai, pour s’informer sur les modalités d’organisation de la kermesse 2009, le don de l’APE pour les sorties de fin d’année 2009 (fixé à 500 euros par les membres), le don pour les spectacles de Noël et le projet de classe découverte pour les CM1 et CM2 en 2010.
La prochaine réunion de l’APE est fixée au 5 mai 2009 à 20 h 30 à la mairie de Routot.
